Účtování SVJ – co byste o něm měli vědět

Jste předsedou, nebo členem výboru společenství vlastníků jednotek SVJ? Pak jste jistě obeznámeni s tím, že má SVJ povinnost vedení účetnictví. Drtivá většina společenství v tomto ohledu využívá služeb externích firem nebo jiných externích specialistů. Není se čemu divit. Účtování SVJ není jednoduchá záležitost a má svá specifika, kterých je zapotřebí se držet. Proto je pro členy výboru SVJ více než vhodné, aby byli obecně obeznámeni s hlavními principy vedení účetnictví, díky kterým pak mohou lépe vykonávat svoji funkci.

SVJ jako účetní jednotka

Společenství vlastníků jednotek je právnickou osobou a řadí se do skupiny neziskových organizací. Není založeno za účelem podnikání, a pokud vytvoří zisk, musí být vždy využit na plnění cílů, které jsou dané v rámci činnosti společenství. To je například správa společných částí domu včetně provozu a jejich oprav.

Stejně jako např. spolky, nadace nebo příspěvkové organizace, i SVJ má povinnost vést podvojné účetnictví, a to ode dne vzniku společenství až do jeho zániku. Za bod vzniku je brán den, ve kterém došlo ke splnění podmínek pro vznik společenství jako právnické osoby, respektive den, kdy došlo k zápisu do veřejného rejstříku.

Ze zákona č. 563/1991 Sb., § 4 odst. 1 ZoÚ – účetní jednotky uvedené v § 1 odst. 2 písm. a) a c) ZoÚ jsou povinny vést účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku

Účetní předpisy pro SVJ

Účetní předpisy pro SVJ vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., Zákon o účetnictví; vyhláška č. 504/2002 Sb., pro vedení podvojného účetnictví; České účetní standardy, které
vydává Ministerstvo financí České republiky.

Podvojné účetnictví je založeno na principu zápisu úředního případu na dva různé účty – Má dáti a Dal. Ty musí co nejvýstižněji zachycovat proběhlou účetní operaci.

Dle výše zmíněného zákona je povinností každé organizace vést účetnictví v plném rozsahu, u SVJ je však možné narazit na několik výjimek. Jelikož se jedná o mikro účetní jednotku, může vést společenství účetnictví ve zkráceném rozsahu (pozor, nezaměňovat s jednoduchým účetnictvím).

SVJ je mikro účetní jednotkou, pokud:

• celková hodnota aktiv nepřesahuje 9 mil. Kč
• roční úhrn čistého obratu nepřesahuje 18 mil. Kč
• počet pracovníku nepřesáhne během účetního období počet 10

Zkrácený rozsah je standardní podvojné účetnictví, u kterého je společenství pouze osvobozeno od některých povinných úkonů. SVJ např. nemusí účtovat některé rezervy a opravné položky, používat při oceňování majetků reálné hodnoty nebo provádět účtování v knihách, které mají analytické a podrozvahové účty. Kvůli množství údajů, které souvisí s činnostmi SVJ v rámci zajištění správy domu a pozemku, je však obecně doporučováno se těmto výjimkám vyhnout a vést účetnictví v plném rozsahu. Zjednodušeným účetnictvím by mohlo totiž docházet ke zhoršování kvality a přehlednosti.

Účetním obdobím pro společenství vlastníků jednotek je striktně kalendářní rok. Podle zákona o účetnictví není možné účtování SVJ v roce hospodářském.

Účtová osnova a rozvrh SVJ

Směrná účtová osnova a účtový rozvrh jsou jedny ze základních pojmů, které byste před vedením účetnictví měli znát. Účtová osnova se liší podle povahy účetní jednotky. Jedna je stanovena pro podnikatele, druhá pro zdravotní pojišťovny a jiná pro neziskové organizace. Jde o seznam účtů, který účtová jednotka využívá pro tvorbu rozvrhu. Rozvrh je poté seznam všech účtů potřebných pro účtování a jsou stěžejní pro účetní závěrku.

Z jakých účtů se skládá účtová osnova pro SVJ?

1. Rozvahové účty (aktivní/pasivní), ze kterých se sestavuje rozvaha

2. Výsledkové účty (nákladové/výnosové), ze kterých se sestavuje část účetní závěrky Výkaz zisku a ztráty

3. Závěrkové účty slouží k uzavírání sledovaného účetního období a otevírání nového

4. Podrozvahové účty jsou používané v případě účtování o společném majetku členů SVJ (nepříliš časté)

Účetní závěrka

Stejně jako každá jiná účetní jednotka, i SVJ má povinnost sestavit účetní závěrku. Ta se sestavuje k poslednímu dni účetního období a musí obsahovat:

1. rozvahu,
2. výkazy zisků a ztráty,
3. přílohu.

Společenství vlastníků jednotek se z povahy jednotky obyčejně netýká sestavování přehledů peněžních toků – cash-flow a přehled o změně vlastního kapitálu. Tyto výkazy se zpracovávají pouze v případě, že jsou aktiva za předcházející účetní období ve výši 40 mil. Kč a čistý obrat přesáhne 80 mil. Kč.

Důležité: podle § 18 odst. 2 písm. f) musí účetní závěrka obsahovat okamžik sestavení účetní závěrky a musí k ní být připojen podpisový záznam statutárního orgánu účetní jednotky (v tomto případě předseda a místopředseda výboru SVJ)

Rozvaha

Jak už možná tušíte z účtové osnovy SVJ, rozvaha je rozdělena na aktiva a pasiva. V rámci aktiv se účtuje o majetku společenství, nejčastěji finanční prostředky na běžném účtu a pokladní hotovost. Pasiva zahrnují účtování o závazcích – ty jsou z velké části tvořeny předepsanými zálohami vlastníků bytových jednotek. Nevyčerpané dlouhodobé zálohy (dnes už nesprávně „fond oprav“) se finančně nevyrovnávají a jsou ponechány jako závazek na straně pasiv. Pohledávky a krátkodobé zálohy se při zúčtování na konci roku vyrovnávají vždy.

Výkaz zisků a ztrát

Všechny položky z oblasti výnosů a nákladu SVJ se zahrnují do výkazů zisků a ztrát. Cílem tohoto výkazu je zpracování přehledu informací o výsledcích hospodaření společenství za dané období. Jednotlivé položky z výkazu zisků a ztrát poskytují přehled o výši nákladů, a to v základním členění. Například spotřeba materiálu nebo náklady na mzdové prostředky. Jako zisk jsou ve výsledku hospodaření zobrazeny především přijaté úroky z běžného účtu.

Pamatujte, že:

• všechny náklady SVJ by se měly účtovat jako čerpání záloh na správu a pokud na konci roku vznikne ztráta, je účetnictví vedeno nesprávně
• výsledek hospodaření musí být v rozvaze i výkazu zisku a ztrát stejný
• aktiva se vždy rovnají pasivům

U SVJ není možné použít formuláře pro podnikatele. Na formulářích Rozvaha a Výkaz zisků a ztrát hledejte zmínku o tom, že jsou určené pro neziskové organizace (NO).

Příloha

Příloha je třetí povinnou položkou účetní závěrky. Obsahuje podrobné informace o kompletních účtovaných údajích. Vlastníci jednotek díky ní mají přehled o celkové činnosti SVJ a výbor SVJ ji často používá jako podklad pro další rozhodování související se správou. V příloze jsou také popsány použité metody účtování.

Od roku 2016 má SVJ povinnost účetní závěrku zveřejnit. Ta je potom uložena do sbírky listin v rejstříku společenství vlastníků – novela zákon o účetnictví.

Principy účtování SVJ

Principy účtování v rámci hospodaření společenství vlastníků jednotek vyvolávají mezi účetními velkou diskuzi. Dvě možnosti, které se liší charakterem činností SVJ, a z nichž každá má své pro a proti, je dělí na dva tábory. Jedni preferují rozvahový princip, druzí výsledkový princip.

V čem se jednotlivé principy liší?

1) Rozvahové účtování SVJ – výkaz zisku a ztrát obsahuje pouze ty náklady na opravy a udržování majetku, ke kterému má účetní jednotka vlastnické nebo jiné právo k majetku a je povinna o něm účtovat dle § 28 ZoÚ. Tyto podmínky však v případě SVJ splněny nejsou.  Náklady je proto nutné účtovat rozvahově, konkrétně jako pohledávky vůči vlastníkům.

2) Výsledkové účtování SVJ – vychází z podstaty správy domu a pozemku jako zákonné povinnosti SVJ včetně výlučné povinnosti oprav a údržby společných částí. Díky tomu je možné účtovat tyto náklady standardním výsledkovým způsobem. Tedy jako náklady vynaložené na činnost SVJ. 

Způsob účtování je možné zvolit dle vašeho uvážení, popř. vám bude doporučeno externím zpracovatelem. Jakmile se jednou rozhodnete pro jeden z principů, je více než žádoucí u něj zůstat.

Vedení účetnictví pro SVJ od PPM a.s.

Máte díky předchozím řádkům jasno, na co si dát při účtování SVJ pozor, nebo jsme vám zamotali hlavu? Tak či onak – dobrou zprávou je, že se v případě účetnictví může SVJ ze zákona obrátit na externího zpracovatele. Zákon připouští možnost, že vedení účetnictví spadá buďto na zaměstnance společenství, nebo externí společnost, se kterou je uzavřena smluvní dohoda.

§ 5 ZoÚ – účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, pověřením se však nezbavuje účetní jednotka odpovědnosti za vedení účetnictví

Pokud hledáte spojence, na kterého můžete delegovat starosti spojené s účetnictvím SVJ, v Prague Property Management vám rádi podáme pomocnou ruku. Veškeré úkony vyřešíme podle aktuálních zákonů a nařízení za vás. Zavazujeme se, že námi sestavené účetní závěrky není třeba kontrolovat. A pokud by přece jen došlo k pochybení na naší straně, jsme pojištění na škody vůči třetím stranám až do 50 mil. Kč.

V PPM a.s. za vás zajistíme:

• online evidenci veškerých dokumentů
• vedení knihy všech faktur a plateb
• vedení evidence záloh vlastníků, jejich přeplatků a nedoplatků
• vymáhání pohledávek
• sestavení účetní závěrky dle platných nařízení
• vypracování inventarizace
• sestavování rekapitulace fondu oprav
• vypracování podkladů pro tvorbu rozpočtu SVJ na další období

Všechny faktury, smlouvy, roční vyúčtování, finanční plán a další dokumenty mají naši klienti přehledně uspořádané v unikátní Klientské zóně PPM.

Důvěřuje nám přes 150 SVJ i BD v Praze a okolí. A to nejen v oblasti profesionálního vedení účetnictví, ale i stran komplexní ekonomické správy budov a facility managementu obecně. Certifikace ISO 9001:2008, ocenění „zdravá firma“ a pevné místo mezi 3 % nejstabilnějších firem v České republice nám otevírají dveře ke spolupráci se zvučnými partnery i klienty. Chcete se stát jedním z nich? Neváhejte nás kontaktovat a zbavte se strašáku v podobě účtování SVJ.

* Veškeré výše uvedené informace jsou pouze obecná ustanovení a nabízí základní vhled do problematiky účtování SVJ. Pro řešení konkrétních problémů se neváhejte obrátit přímo na specialisty z Prague Property Management.