Správa bytových domů aneb jak se pozná dobrý správce

Bytová společenství jako společenství vlastníků jednotek SVJ nebo bytová družstva (BD) se začínají potýkat se závažným problémem. Stále méně lidí, kteří jsou členy SVJ nebo BD, má dostatečnou odvahu a kvalifikaci pro efektivní správu domu. Tato pochopitelná neochota pramení ze strachu z odpovědnosti, časové i stresové náročnosti vykonávání dané pozice, ale i ze zhoršení vztahů uvnitř společenství.

Proto roste poptávka po externí správě domů prostřednictvím odborníků. Hledá i vaše společenství spolehlivého správce bytového domu? Bojíte se hospodařit s vysokými finančními částkami? Pak je na místě spolupráce s odborníky, kteří správu vašeho domu profesionálně zajistí. Co všechno optimální správa bytových domů zahrnuje a jak se pozná dobrý správce, vám přehledně nastíníme v následujícím textu.

Za chyby při výkonu funkce ručí hospodář svým majetkem

Jednotlivé členy společenství, ve věci správy domu, odrazuje především funkce statutárního orgánu. Role předsedy nebo člena výboru. A to v návaznosti na přijatý občanský zákoník z roku 2014, který členy statutárního orgánu společenství vlastníků a BD, řadí na stejnou úroveň odpovědnosti jako je u členům orgánů velkých obchodních korporací. Přidělil jim povinnost vykonávat danou funkci s péčí řádného hospodáře. A za jakékoliv škody způsobené v této funkci zodpovídá daný člověk svým vlastním majetkem.

Z tohoto důvodu se jednotlivým vlastníkům bytů příliš nechce angažovat ve vedení SVJ nebo BD. Řada takových sdružení tak funguje bez vedení. Tím zanedbávají správu domu a kromě jiného tak přicházejí o nemalé finanční prostředky.

Správa bytových domů zahrnuje tři základní oblasti

Správu bytových domů můžeme rozdělit na tři hlavní části. Ty tvoří ekonomická správa, technické správa a administrativně právně podpora. Kromě standardních činností, které se řadí pod trojici výše uvedených, zahrnuje profesionální správa bytových domů také další dílčí služby. Jedná se zejména o podporu pro vnitřní i vnější procesy. A to ve formě zastupování, pomoci při výběru a řízení navazujících přímých služeb včetně dodavatelů. Sem řadíme především úklid, odpad, havarijní služby nebo ostrahu. Dále můžeme jmenovat služby z oblasti pojišťoven, bankovnictví, ale i různé nepřímé činnosti jako služby pro domácnost, včetně donášky jídla. V neposlední řadě sem spadá také poskytování různých benefitů jako například profit z koncentrace většího množství klientů.

Ekonomická správa bytových domů

Komplexní ekonomická správa budov se týká veškerých povinností ve věci evidencí osob, vedení dokumentace, účetnictví, výpočtů plateb a správy energií. Dále se k ní pojí podrobná evidence vlastníků a nájemníků bytových jednotek včetně řešení pohledávek a problémů s neplatiči.

Ekonomická oblast správy nemovitostí zahrnuje především vedení účetnictví s garancí souladu s platnou legislativou. Řadíme sem zpracování účetních výkazů jako účetní uzávěrky nebo výroční zprávy. Dále zpracování daňových výkazů včetně podkladů pro daňové přiznání vlastníků, což platí především u společenství vlastníků jednotek (SVJ). Nesmíme zapomenout také na zpracování mzdové agendy, která zahrnuje komunikaci s Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ), zdravotními pojišťovnami, Českým statistickým úřadem (CČSÚ) a dalšími orgány. Vytvoření agendy se skládá především z vypracování předepsaných výkazů, hlášení a následného zastupování klientů v procesu kontrolní činnosti.

Do ekonomické správy budov zasahuje také evidence plateb i nedoplatků s periodickými výstupy podle přání a potřeb klienta. Evidování plateb pak probíhá na bázi:

1. Rozúčtování nákladů, které je často prováděno třetí osobou. Zpravidla dodavatelem měření.
2. Vyúčtování zálohových plateb včetně odborné komunikace a řešení reklamací.
3. Vedení jednotlivých účtů a platebního styku s garancí odpovědnosti za veškeré provedené operace.
4. Správy cizích zdrojů, potažmo úvěrů s jejich optimalizací a refinancováním.

Ekonomická správa budov je pak úzce spojena s právní a legislativní činností, která se podílí na řešení problémů s neplatiči.

Technická správa bytových domů

Technická správa bytových domů představuje externí údržbu, servis, revize všech technických a technologických zařízení pod v domě, ale i řešení pojištění, vedení dokumentace a energetický management.

Údržba budovy je důležitá součást správy majetku. Informace a úkony z této oblasti mají při péči o dům a řešení nenadálých situací pro výbor (SVJ) zásadní význam. Kvalitní správa zajišťuje nižší poruchovost technologií, prodlužuje životnost zařízení, redukuje provozní náklady a zvyšuje spokojenost uživatelů, ale i hodnotu nemovitosti.

Technická správa nemovitostí obsahuje dohled nad smluvními vztahy s dodavateli a kontrolu různých dodávek i služeb. Dále se vztahuje na běžnou údržbu domu, revize a prohlídky v souladu s právními a technickými předpisy. To může být zajišťováno v rámci vlastní činnosti, ale i třetí osobo. Ta může zprostředkovat také havarijní službu nebo být účtovatelem nákladů na služby, energie a média. Podstatnou část technické správy domu tvoří opravy, rekonstrukce a modernizace na základě zajištění potřebných podkladů, technické podpory, kontroly a odborné koordinace.

Správce domu zajišťuje také měření spotřeb energií i médií, rozúčtování nákladů na energie a optimalizaci spotřeby domu. Dále se podílí na periodickém vyhodnocování a vyhledávání alternativních zdrojů či investic. V neposlední řadě sem spadá vedení podrobné dokumentace, rešerše v archivech a zajištění dobrého pojištění, které zahrnuje i likvidaci pojistných událostí nebo podporu pojistného makléře.

Administrativní a právní oblast správy bytového domu

Třetí oblastí, která tvoří základy správy bytového domu, je legislativní i administrativní podpora. Ta se skládá z odborného sledování legislativních změn, prosazování společných zájmů společenství, posuzování smluvních dokumentů a přípravy smluvních vzorů. Ale také z interní dokumentace. Tu tvoří příprava a konzultace základních dokumentů jako jsou stanovy, vnitřní organizační předpisy nebo všem známý domovní řád. 

V závislosti na typu společenství a rozsahu evidenčních povinností spadá pod administrativní složku správy domů také podrobná evidence uživatelů, archivace, skartování dokumentů a další administrativní činnosti včetně kopírování, obálkování a pořizování výpisů.

Co dalšího může dobrý správce bytových domů nabídnout?

Právě jste se dostali na konec výčtu všech obvyklých služeb, které by měl každý správce bytového domu zajišťovat. Nyní se ale pojďme podívat na pár nadstandardních služeb, které mohou být vašemu SVJ nebo BD velmi užitečné. A mohou vám také ušetřit nemalé množství starostí, práce i finančních prostředků.

Zakládání společenství vlastníků jednotek (SVJ)

Zpracování prohlášení vlastníka (včetně případného zaměření jednotek), příprava stanov, příprava připomínek k dokumentům a založení SVJ včetně vedení schůze.

Výkon funkce statutárního orgánu SVJ

Plné převzetí odpovědnosti za spolehlivý výkon funkce s péčí řádného hospodáře formou externího profesionální předsedy společenství vlastníků jednotek.

Výběrová řízení a jejich organizace

Příprava dokumentace a vedení výběrových řízení. Vztahuje se to především na údržbářské a domovnické práce, zajištění prací pro společné části domů nebo pro jednotlivé domácnosti. Dále se tato odpovědnost pojí s výběrem firem zajišťujících domovní asistence, rekonstrukce bytů, koordinace dodavatelů, případně provádění konkrétních prací.

Služby pro domácnost

Do nadstavbových služeb pro domácnost, které může zajišťovat správce vašeho domu, se řadí úklid domácností, péče o seniory, hlídání domácích zvířat, donáška potravin a hotových jídel, praní a žehlení, péče o parkoviště a podobně.

Jak počínání správce domu kontrolovat a jakých chyb se vyvarovat?

Každé SVJ má v čele zvolený statutární orgán. Většinou se jedná o výbor SVJ nebo externího profesionálního předsedu. Většina sdružení přenáší část povinností členů statutárních orgánů na nějakou firmu. Tedy na profesionály v oblasti správy nemovitostí. Často si dané výbory vůbec neuvědomí, že i když mají externího profesionálního správce, odpovědnost za správu domu stále nesou oni nebo najatý profesionální předseda.

Jak činnost správce kontrolovat? Vaše sdružení může prostřednictvím výboru, předsedy, nebo kontrolní komise dohlížet na účetnictví, administrativu nebo údržbu domu. Dále se můžete zaměřit na kontrolu efektivní optimalizace nákladů za provoz budovy, na transparentnost výběrových řízení nebo na ochotu při řešení problémů a nenadálých situacích spojených se správou domu.

Pojďme se společně podívat na to, jakých přehmatů se vědomky či nevědomky lidé v případě SVJ nebo BD dopouští. Problémy mohou vycházet ze špatného informování správce domu majitelem nemovitosti, jako je bytová jednotka nebo garáž, pokud ji dále pronajímá. Nemusí totiž předat potřebné informace a kontakty nájemníkům. Správce pak nemůže při řešení nenadálých situací díky takovýmto nedostatkům kvalitně odvádět svou práci při řešení závad, havárií a podobně.

Co dělat v případě, že chce sdržuení odvolat stávajícího správce domu?

Odvolání správce domu nebo výměna výboru je závislá na typu smluvního vztahu sdružení a správce. Celé problematika pojená s osobou správce domu je upravena v § 1208 odst. písm. h).  K uzavření nové smlouvy s novým smluvním správcem je zapotřebí nejdříve ukončit smlouvu původní. Před jejím právním ukončením, které zajišťuje statutární orgán, musí shromáždění oficiálně rozhodnout o plánované změně správce.

Stejně tak jako o ukončení spolupráce se stávajícím správcem, musí o výběru toho nového rozhodnout valné shromáždění. Zde dojde i k odsouhlasení obsahu smlouvy. Pro všechna uvedená rozhodnutí SVJ nebo BD stačí nadpoloviční většina hlasů přítomných vlastníků bytových jednotek. Změna ale může nastat v případě, že stanovy daného sdružení vyžadují vyšší nebo plný počet hlasů svých členů.

Profesionální předseda SVJ od Praguje Property Management, a.s.

Možná, že se i vaše Společenství vlastníků jednotek (SVJ) poohlíží po té správné osobě, která dokáže plně převzít veškeré závazky a povinnosti při výkonu funkce ve statutárním orgánu. Pokud, ano, pak se na základě výše uvedených řádků vyplatí zvolit pomoc externího odborníka ve formě profesionálního předsedy.

Externí odborník na vedení SVJ se ujme náročné pozice, která je spojována se stresovým zatížením a vysokými nároky. Profesionální předseda uzavírá smlouvy podle finančních limitů SVJ, bere si na starost přehlednou evidenci všech vlastníků bytových jednotek a povede běžnou agendu. Pomůže vám ale také s efektivním řešením problémů s dlužníky. Pod dohledem kontrolního orgánu nebo kontrolní komise SVJ se pak bude podílet na plánování výdajů a kompletní optimalizaci rozpočtu SVJ.

V Prague Property Management jsme předním poskytovatelem služeb v oblasti komplexní správy bytových a nebytových prostor v Praze a jejím okolí. Navázali jsme úspěšnou a dlouhodobou spolupráci s více než 10 pražskými SVJ i BD a jejich počet nadále roste.

Pro své vážené klienty zajišťujeme kompletní ekonomickou i technickou správu bytového domu, ale i funkci profesionálního předsedy SVJ. Jako jedni z mála firem na českém trhu disponujeme flexibilním pojištěním proti škodám způsobeným třetím osobám na základě naší činnosti. A to až do výše 50 000 000 Kč.