Rozhovor s Janem Kuchařem, předsedou představenstva PPM, o správě nemovitostí v digitální době

Technickou a ekonomickou správu budov nabízíme již více než 25 let, a tak dobře víme, že kvalitní vztah mezi odbornou firmou a obyvateli bytových jednotek stojí především na důvěře a efektivní komunikaci dvou rovnocenných partnerů. Právě na to jsme mysleli, když jsme navrhovali digitální kontaktní systém pro klienty Prague Property Management.

Nástěnkář byl odjakživa váženou funkcí. Ten náš má jméno Eda. Navzdory zažitým představám to není sympatický pán ve středním věku, který zná každého v domě jménem a čas od času prostřednictvím vzkazu upozorní obyvatele, že se blíží čas na uhrazení poplatků. Ve skutečnosti to totiž není Eda, ale EDA – elektronický domovní asistent. Ve spolupráci s digitální klientskou zónou pro obyvatele spravovaných nemovitostí vyřeší veškeré jejich požadavky a potřeby, a to kompletně elektronicky a bez zbytečných starostí či papírování.

Fungování internetové klientské zóny, kontaktní linky společnosti PPM i služby EDA přibližuje v rozhovoru Jan Kuchař, který jako předseda představenstva společnosti Prague Property Management, a.s. působí již od roku 2009.

První otázka se přímo nabízí – jak si máme klientskou zónu představit?

Je to informační portál zřízený speciálně pro každé společenství vlastníků jednotek (SVJ). Vlastníci tam najdou na jednom místě veškeré informace, které by je mohly zajímat nebo by se jim mohly hodit. Je důležité zmínit, že lidé mají po novelizaci občanského zákoníku právo vidět vše, co se SVJ týká, zejména uzavřené smlouvy. Data ekonomického charakteru se aktualizují každý den, relevantní dokumenty jsou pravidelně nahrávány, například zápisy z jednání výboru či zprávy kontrolní komise.

Můžete popsat, jak se klientská zóna PPM zrodila?

Vznikla jako nadstavba nad původním interním řešením naší firmy, ve kterém jsme sledovali důležité termíny – například povinné revize technického vybavení – v námi spravovaných nemovitostech. To bylo před zhruba deseti lety. Nechtěli jsme tyto klíčové informace držet v rámci excelových tabulek. Postupně jsme funkce nabalovali a zároveň je zpřístupňovali přímo koncovým klientům v rámci SVJ.

Jaké jsou výhody podobného řešení?

Zásadním přínosem je to, že je vše pro klienty i vlastníky transparentní. Požadované informace mají k dispozici on-line a dostanou se v případě potřeby k dokumentaci. Může se to hodit třeba tehdy, když budoucí majitelé žádají v bance o hypotéku, a musí doložit hromadu různých příloh, jako jsou například pojistné smlouvy. Prostřednictvím klientské zóny si je jednoduše v PDF stáhnou a pošlou, kam potřebují. Jsou tam přístupné také všechny smlouvy, které jsou za SVJ uzavřeny. Ostatní tyto dokumenty často v rozporu s platnou legislativou zadržují, my se vše snažíme pojmout maximálně pro-klientsky.

Platí tedy, že přístup mají úplně všichni?

V nemovitostech, které spravujeme, dostanou vlastníci a nájemníci na svůj e-mail přihlašovací údaje. Následně si zřídí účet a mohou se do klientské zóny pravidelně přihlašovat. My díky tomu máme perfektní přehled, jaké informace od správy budovy si už přečetli, oni zase mají po ruce veškerá vyúčtování za energie či další poplatky. Speciální práva pak mají například členové výboru SVJ či statutární zástupci, kteří schvalují důležité dokumenty pro společenství.

Pokud by s námi klienti z nějakého důvodu nechtěli komunikovat skrze e-mail či online chat, nabízíme samozřejmě také možnost telefonického kontaktu a některé věci jezdíme přímo na místo řešit osobně, abychom se o skutečném stavu mohli přesvědčit. Určitě do komunikace s Edou nemůžeme nikoho nutit.

Digitální komunikace se určitě hodila zejména v posledních dvou letech?

Rozhodně. V současné době si už nedovedeme práci bez podobného on-line nástroje představit, covidová doba vše ještě umocnila. Díky systému EDA a klientské zóně neměl covid žádný vliv na standard námi poskytovaných služeb. EDA nahrazuje klasický helpdesk, získáváme díky němu více informací o tom, jak se každý problém řeší.

Velkým tématem současnosti jsou energie. Předpokládám, že i ty v PPM řešíte?

Ano, a právě tato sekce patří v rámci klientské zóny k těm vůbec nejnavštěvovanějším. Vlastníci se mohou podívat na předpisy záloh, vidí případný dluh a mohou si to, co za energie, úklid, revize či do fondu oprav platí, porovnat s náklady ve vyúčtování za celou nemovitost.

Návrat zpět k nástěnkám a lístečkům s oznámeními nás tedy nečeká?

Podobná elektronická řešení se postupem času stávají v našem oboru standardem. Za obrovskou výhodu považujeme to, že jsme nepořídili uniformní balíkový software, ale dělali vývoj na míru našim potřebám a zejména potřebám našich zákazníků. Máme zpětnou vazbu, že právě naše řešení je klientsky velmi příjemné, snadno a intuitivně se ovládá a jsou v něm veškeré důležité informace.

Pokud vás zajímá, jak klientská zóna Prague Property Management vypadá, prohlédněte si on-line prezentaci dostupnou na tomto odkaze. V případě zájmu o služby spojené s domovní správou, Facility Managementem či profesionálním vedením SVJ nás neváhejte kdykoliv kontaktovat.