Povinnost evidence skutečných majitelů pro SVJ a BD

Zastupujete Sdružení vlastníků jednotek (SVJ), Bytové družstvo (BD) nebo jste coby majitel bytové jednotky členem nějakého SVJ? Pokud ano, tak se k vám určitě už dostala informace o povinnosti vedení evidence skutečných majitelů bytových jednotek. S tímto zákonným nařízením však přichází řada otazníků. Kdo je skutečný majitel? Jak dlouho registrace trvá, do kdy má být provedena a jaké údaje se do ní zapisují? Případně, co hrozí v při nesplnění povinnosti a jak starostem okolo evidence snadno předejít. Na to všechno se vám stručně odpovíme v následujícím článku.

Co všechno evidence skutečných majitelů obnáší?

Jak už bylo řečeno, evidence skutečných majitelů se reálně dotkne SVJ a BD. A to i přesto, že původní smysl zákonných úprav přinášejících tuto povinnost je zcela jiný a pohybuje se v oblasti boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Dobrou zprávou ale zůstává, že výklad povinného zápisu do neveřejného rejstříku nevyžaduje pro oblast SVJ a BD žádné další skutečnosti, než které se dají nyní už snadno vyčíst z existujících veřejných evidencí. Ve valné většině případů tak dojde pouze k opětovnému zápisu členů statutárních orgánů. Minimální počet nových zápisů se pak týká vlastníků, kteří se podílejí více než 25 % na vlastnictví BD nebo na vlastnictví nemovitosti, při které vzniklo příslušné SVJ.

Ptáte se, kdo je vlastně skutečným majitelem? Skutečným majitelem se obecně rozumí fyzická osoba nebo právnická osoba, která má fakticky nebo právně možnost vykonávat přímo nebo nepřímo rozhodující vliv v právnické osobě. U BD je to buď osoba, která sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě disponuje více než 25 % hlasovacích práv BD, nebo osoba, která sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě ovládá tuto osobu. Dále se může jednat také o osobu, která je členem statutárního orgánu, zástupcem právnické osoby v tomto orgánu anebo v obdobné funkci jako je postavení člena statutárního orgánu. U SVJ je toto v podstatě stejné.

Evidence skutečných majitelů je neveřejná. Běžně tak do ní nelze nahlížet, ani v ní libovolně vyhledávat informace. Ministerstvo spravedlnosti umožňuje přístup k údajům o skutečném majiteli pouze určitým osobám a orgánům, které jsou uvedeny v zákoně a v souvislosti s plněním jejich zákonných povinností. Díky tomu mohou informace z evidence skutečných majitelů využít například zadavatelé veřejných zakázek, Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, správce daně, Česká národní banka, Nejvyšší kontrolní úřad a některé další instituce. V ojedinělých případech mohou být údaje z evidence skutečných majitelů poskytnuty i soukromé osobě, pokud taková osoba prokáže zájem související s předcházením trestným činům podílnictví nebo legalizace výnosů z trestné činnosti.

Jakým způsobem se evidence skutečných majitelů podává?

Celý proces podání evidence skutečných majitelů nezabere příliš času a ve své podstatě se pro SVJ a BD nejedná o nijak náročný krok. Návrh na zápis nebo změnu údajů o skutečných vlastnících bytových jednotek se podává pomocí inteligentního formuláře, ke kterému je třeba připojit dokumentaci, ze které byly zapisované údaje čerpány. Zápis lze provést buď na příslušném rejstříkovém úřadě, kterým je krajský soud dle sídla právnické osoby, jehož se zápis týká. Druhým způsobem, jak můžete zápis odevzdat, je přímý zápis prostřednictvím notáře nebo přes datovou schránku. Rejstříkový soud má ze zákona povinnost provést zápis nebo změnu údajů o skutečném majiteli do 5 pracovních dnů ode dne, kdy mu byl doručen návrh na změnu údajů. O samotném provedení daného zápisu rejstříkový soud standardně nevydává rozhodnutí.

Rejstříkový soud zasílá vyrozumění pouze v případě, kdy je návrh na zápis či změnu údajů neúplný, nesrozumitelný či neurčitý. Navíc jsou v daném vyrozumění uvedeny také důvody neprovedení zápisu, včetně poučení, jak lze snadno případné nedostatky odstranit.

Na základě zmocnění může za SVJ nebo BD povinné oznámení evidence skutečných majitelů učinit a odevzdat také jiný subjekt, jako na příklad právník, který zastupuje dané SVJ nebo BD.

V čem se liší evidence skutečných majitelů u SVJ a BD?

Zápis evidence skutečných majitelů a podmínky jejího odevzdání se prakticky shodují. Oba dokumenty se ale liší v předepsaném termínu odevzdání a v poplatku za zápis. Jednotlivá BD měla povinnost oznámit skutečné majitele do 1. 1. 2019. Do tohoto termínu bylo podání oznámení na příslušném soudu bez správního poplatku. Po tomto termínu musí zástupci jednotlivých BD počítat s poplatkem ve výši 1 000 Kč. V případě BD lze dodatečně podat evidenci skutečných majitelů do konce 31. 1. 2019.

Naproti tomu SVJ mají povinnost oznámit skutečné majitele až do 1. 1. 2021. Do té doby jsou všechna SVJ bez časového omezení také zákonem osvobozena od případného administrativního poplatku. U SVJ tedy není na místě žádný spěch. Nic však nebrání skutečné majitele oznámit již nyní, protože se může časem stát, že bude zápis také zpoplatněn. Počítat se ale musí i s další možností. Může se totiž také stát, že bude tato povinnost SVJ zcela odňata.

V každém případě můžete využít tento formulář, který lze pohodlně vyplnit i on-line.

Evidence skutečných majitelů jako banalita, která se může prodražit

Otázkou zůstává, co nastane v případě, že dané BD nebo SVJ nesplní povinnost a evidenci skutečných majitelů vůbec neodevzdá. Na začátek je potřeba říci, že zatím není stanoven žádný zákonný postih, pokud k zápisu a odevzdání evidence skutečných majitelů nedojde. To však neznamená, že právnické osobě nebo svěřeneckému fondu nehrozí žádné negativní následky. Do budoucna se může jednat například o neuskutečnění plánovaného obchodu a podobně. Proto všem SVJ a BD doporučujeme splnit zákonnou povinnost evidence skutečných majitelů zodpovědně a s předstihem. Včasnou evidencí ušetříte jednak výdaje za soudní poplatky a také se vyhnete dalším postihům a případným nepříjemnostem.

Zajištění evidence skutečných majitelů od PPM, a. s.

Chcete nechat správné vytvoření evidence skutečných majitelů a její přípravu na obornících a ušetřit tak starosti i čas? V podstatě má vaše SVJ nebo BD dvě možnosti. Tou první je pověření právníků vašeho SVJ nebo BD, pro které by to měla být rutinní práce.

Tou druhou možností, která vám ulehčí starosti, výdaje za právníky a případná pochybení, je profesionální společnost, která za vás vše vyřeší.

Jsme renomovaná pražská společnost Prague Property Management, a. s. (PPM), která působí na trhu správy nemovitostí již od počátku 90. let. Jsme předním poskytovatelem profesionálních služeb v oblasti facility managementu, máme ve správě přes 10 000 bytových jednotek a v současné době spolupracujeme s více než 105 SVJ. Nabízíme široké spektrum realitních služeb od komplexní správy bytových a nebytových budov, přes odborné vedení účetnictví, až po profesionální zastoupení funkce předsedy SVJ. Naše společnost PPM působí ve většině částí hlavního města Prahy a jeho okolí. Dlouhodobě také spolupracujeme s významnými partnery jako FINEP a.s., Schindler ČR a.s., KONE a.s., VEOLIA ČESKÁ REPUBLIKA, a.s. nebo Pražská energetika, a.s..

V PPM klademe důraz na vysokou kvalitu služeb, tým zkušených odborníků a propracovaný klientský servis v čele s moderní klientskou zónou. Můžeme se pochlubit také Elektronickým domovním asistentem (EDA), díky kterému vás kdykoliv s předstihem informujeme o případných opravách nebo výlukách.

Pokud si tedy lámete hlavu se správným zajištěním evidence skutečných majitelů, obrať se na PPM. Naše společnost nabídne vašemu BD nebo SVJ odbornou přípravu dokumentů ve vhodné formě k odeslání z datové schránky, případně také k vytištění, zajistíme doplnění ověřených podpisů a také podání nebo odeslání evidence na příslušný soud.

V případě zájmu jsme vám schopni poskytnout další profesionální služby, cenné rady a podrobné informace. Neváhejte nás proto ihned kontaktovat.