Jak má vypadat správný zápis ze schůze SVJ

Jak správně sepsat zápis ze schůze SVJ?

Z každého domovního zasedání se připravuje záznam. Jde o povinný dokument, který zaznamenává zúčastněné osoby, projednávané téma a případně výsledky hlasování. Zajišťuje ho statutární orgán, kterým je předseda SVJ, nebo výbor. Zápis ze schůze SVJ má stanovené body, které je nutné dodržet. Musí být vyhotoven nejpozději do 30 dnů od skončení schůze.

Dle § 254 odst. 2 občanského zákoníku vzniká povinnost informovat v zápisu ze schůze SVJ kdo a jak schůzi svolal, kdy se shromáždění konalo a kdo mu předsedal včetně dalších činovníků. Například zapisovatel a ověřovatel zápisu. Nesmí chybět ani informace o přijatých usnesení a datu, kdy byl zápis zhotoven. Dalším bodem je usnášeníschopnost. Zda na schůzi dorazil dostatečný počet členů, aby se shromáždění mohlo konat a cokoli rozhodovat. V případě, že by tomu tak nebylo, je nutné svolat novou schůzi.

Zápis ze schůze SVJ musí kopírovat program pozvánky s jednotlivými body a výsledky hlasování. Kolik členů bylo pro, proti a kolik se zdrželo hlasování. Další neopomenutelnou součástí je prezenční listina. Ta slouží k pozdějšímu prokázání usnášeníschopnosti při případném rozporu. Pokud stanovy nenařizují, zápis ze schůze SVJ nemusí být na konci zasedání přečten ani předložen k připomínkování ostatním členům.

Není důležitý pouze obsah. Stejnou váhu mají i přílohy, které musejí být spolu se zápisem archivovány. Právo nahlížet do spisu má pak každý člen SVJ, a to za podmínek, které určí stanovy. Oprávnění nelze vyloučit ani nijak omezit.

Jaké jsou nejčastější chyby v zápisu ze schůze SVJ a co mohou způsobit?

Nejběžnějším nedostatkem zápisu ze schůze SVJ je nesprávné spočtení hlasů, nejasně popsaná rozhodnutí shromáždění nebo jejich úplná absence. Dále pak nedodržení programu dle pozvánky, nedostatečné označení SVJ a osob je rovněž chybami, které přinášejí budoucí nepříjemnosti. Podívejme se na ty nejčastější:

• Podáváte návrh na změnu v obchodním rejstříku? Řízení vám zastaví, protože nejste schopni dodat formálně správnou listinu. Je nutné svolat nové shromáždění, opět zaplatit soudní poplatek a podat návrh.
• V případě špatně zformulovaného schválení měsíčních plateb nevzniká členům formální povinnost je hradit.
• Nesprávné schválení úvěrové smlouvy. Zde ani soudní řešení nedonutí člena společenství hradit svůj podíl úvěru.
• Nejasně definované schválené opravy. Výbor při zadávání prací může překročit svá oprávnění, v extrémním případě může dojít až k zpronevěře.
• Formálně nesprávná rozhodnutí mohou být napadnuta soudní žalobou. SVJ v tomto případě prohrává a plyne mu povinnost znovupřijetí rozhodnutí a platba nákladů soudního řízení sobě i členovi, který žalobu podal.

V PPM vám poradíme nejen se zápisem ze schůze SVJ

Překontrolovali jste všechny povinné náležitosti ve vašich zápisech ze schůze SVJ? I tak si nejste jisti jejich správností? Rádi vám poradíme.

V Prague Property Management platíme za jednoho z předních poskytovatelů flexibilních služeb v oblasti správy bytových i nebytových prostor v Praze a blízkém okolí.

Spolupracujeme s developerskými projekty a jsme spolehlivými partnery pro majitele nemovitostí, společenství vlastníků bytových jednotek i řadu bytových družstev (BD). V nabídce máme široké portfolio služeb. Našim váženým klientům proto nabízíme komplexní facility management, odbornou pomoc předsedy SVJ, flat service i technickou a ekonomickou správu objektů včetně profesionálního vedení účetnictví.

Díky certifikaci ISO 9001:2008 spolupracujeme s množstvím významných partnerů. Disponujeme pojištěním do výše 50 000 000 Kč, které pokryje případné škody způsobené naší činností třetím stranám. Nedávno jsme také obdrželi ocenění „zdravá firma“ se skvělým hodnocením a díky tomu se zařadili mezi 3 % nejstabilnějších firem v České republice.

Potřebujete poradit se zápisem ze schůze SVJ nebo jen chcete získat více informací o dalších profesionálních službách od PPM? Kontaktujte naše odborníky, kteří vám rádi poradí.

* Veškeré výše uvedené informace jsou pouze obecná ustanovení a nabízí základní vhled do problematiky formálních náležitostí zápisů ze schůze SVJ. Pro řešení konkrétních problémů se neváhejte obrátit přímo na specialisty z Prague Property Management.